Compliance
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digitales Hinweisgebersystem | Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettengesetz (LkSG)
1. Beschwerdeerhebung und Zugang zum Hinweisgebersystem
Hinweisgebende können – anonym oder namentlich – potenzielle Verstöße in der Lieferkette über das digitale Hinweisgebersystem von vandaglas melden. Meldungen können per Sprachaufzeichnung oder in Textform über das eingesetzte System Hintbox erfolgen, das unter folgendem Link erreichbar ist: https://vandaglas.lawcode.cloud/hbx/. Mitarbeitende können zusätzlich ihre Vorgesetzten, das Management oder die Personalabteilung kontaktieren.
2. Verfahrensbeteiligte
Zum Kreis der Hinweisgebenden gehören Mitarbeitende, Beschäftigte von Lieferanten und Dienstleistern sowie andere relevante Personen, die Hinweise über den in Punkt 1. genannten Meldeweg abgeben. Bei Bedarf werden betroffene Bereiche sowie interne und/oder externe Experten hinzugezogen.
3. Eingangsbestätigung und Rückmeldungen
Sofern Kontaktdaten hinterlegt sind, erhalten Hinweisgebende innerhalb der gesetzlichen Frist eine Eingangsbestätigung sowie regelmäßige Rückmeldungen über den Stand des Falls.
4. Zulässigkeit der Beschwerde
Die Meldestelle prüft, ob die Beschwerde plausibel ist und ob ein Verstoß gegen das LkSG vorliegt. Zur Klärung des Sachverhalts können Rückfragen an den Hinweisgebenden gestellt sowie interne und externe Experten konsultiert werden.
5. Prüfmaßstäbe
Hinweise zu Verstößen in der Lieferkette werden anhand von Analysen der Lieferanten, Angaben aus Fragebögen zu Menschenrechten und Umweltschutz, anlassbezogenen Dialogen und, falls erforderlich, Audits überprüft.
6. Verfahrensdokumentation
Sämtliche im Hinweisgebersystem eingehende Meldungen, sowie Rückfragen und Beiträge der beteiligten Personen werden dokumentiert.
7. Unabhängigkeit und Integrität der verfahrensleitenden Personen
Es wird sichergestellt, dass die verfahrensleitenden Personen unabhängig agieren, Transparenz wahren und Verlässlichkeit gewährleisten kann.
8. Verfahrensort
Sitz der Meldestelle:
Österreich: vandaglas Eckelt, Resthofstraße 18, 4400 Steyr
Niederlande: vandaglas b.v., Meander 451, 6825 MD Arnhem
Schweiz: vandaglas AG, Sonnenwiesenstrasse 15, 8280 Kreuzlingen
England: dualseal, 403 Leeds road, Huddersfield HD2 1XU
9. Verfahrenssprache
Meldungen können in Deutsch oder Englisch sowie in weiteren im Hinweisgebersystem auswählbaren Sprachen abgegeben werden.
10. Verfahrensdauer
Die Dauer des Verfahrens variiert je nach Fall; eine zügige Bearbeitung wird angestrebt.
11. Verfahrenskosten
Bei gutgläubigen und wahrheitsgemäßen Hinweisen entstehen den Hinweisgebenden keine Kosten.
12. Transparenz und Dokumentation
Eingehende Hinweise und alle zugehörigen Korrespondenzen werden mit Datums- und Zeitangaben dokumentiert, um eine lückenlose Nachverfolgung zu gewährleisten.
13. Sachverhaltsaufklärung
Die Meldestelle bestimmt zuständige Personen für die Aufklärung, bindet diese im Rahmen der Fallbearbeitung ein und legt Fallverantwortliche fest.
14. Schutz der Verfahrensbeteiligten
Die Vertraulichkeit der Hinweisgebenden wird gewährleistet. Sie sind vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer gutgläubigen Meldung geschützt. Gesetzliche Verpflichtungen zur Weitergabe von Informationen an zuständige Behörden bleiben unberührt.
15. Umsetzung und Dokumentation von Verfahrensergebnissen
Festgestellte Verstöße werden verhindert, beendet oder minimiert. Im eigenen Geschäftsbereich werden Verstöße unverzüglich beendet. Bei Lieferanten werden angemessene Maßnahmen ergriffen, die von der Beendigung des Verstoßes über die Minimierung mit Zeitplan bis hin zur Aussetzung oder Beendigung der Geschäftsbeziehung reichen können. Nach Abschuss des Verfahrens wird ein Bericht erstellt.
16. Überprüfung der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens
Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird mindestens einmal jährlich oder bei Bedarf überprüft.
